Diez normas para enviar un correo
electrónico de trabajo adecuado
El correo electrónico es uno de los sistemas de comunicación más habitual en el entorno laboral. Y aunque se desarrolle en el mundo online, hay que tener en cuenta que, como en todas las comunicaciones, tiene una serie de reglas y normas sociales, que muchasveces se olvidan. Cómo sacar partido al correo electrónico
En Internet, en muchas ocasiones se descuida el lenguaje, se cometen faltas de ortografía, se abrevian palabras… pero en el entorno laboral deben evitarse esos errores, y tratar de respetar la netiqueta (la etiqueta en Internet).
Desde el portal Universia señalan una serie de aspectos que deben cuidarse para enviar un correo electrónico laboral correcto.
1. Evitar las mayúsculas
En Internet las mayúsculas equivalen a un grito, y pueden resultar ofensivas para quién recibe el correo. Por lo tanto, hay que evitar su uso, especialmente en el asunto del email, aunque se quiera llamar la atención sobre algo.
2. Asunto
La información principal debe estar incluida en el asunto del correo, para evitar que el receptor pierda el tiempo.
3. Faltas de ortografía
En el contexto laboral, las faltas ortográficas están mal vistas. Hay que releer y repasar el correo antes de enviarlo, y utilizar un corrector de texto si es necesario.
4. Sencillez
Hay que evitar el exceso de adornos. Los colores, los gráficos… todo lo que no sea imprescindible hay que quitarlo, para que el email no quede confuso.
5. Archivos adjuntos
Cuando un email lleva un archivo adjunto hay que comprobar que, efectivamente, se ha adjuntado el archivo.
6. Evitar los emoticonos
El uso de emoticonos puede resultar infantil y poco serio en el entorno laboral. Lo mismo pasa con los GIFS o los vídeos.
7. Amabilidad
Ser amable nunca está de más. Decir "por favor" y "gracias" siempre está bien valorado.
Asimismo, hay que usar una despedida adecuada, y evitar fórmulas demasiado informales ("Besitossss" solo es válido entre amigos).
8. Cuenta seria
Tanto la cuenta de correo como la firma del mismo deben ser serios. Si es necesario, habrá que renunciar a la cuenta creada en la adolescencia, para usar una profesional, que incluya el nombre. Lo mismo pasa con la firma, que no debe incluir dibujos, emoticonos ni otros elementos que desvíen la atención y den imagen poco profesional.
9. Exclamaciones
Varias signos de exclamación o interrogación, negritas, puntos suspensivos… abusar de las exclamaciones solo sirve para ensuciar el texto. Solo deben usarse cuando la
redacción lo requiera, y siempre respetando sus reglas ortográficas.
10. Responder a todos
Elegir correctamente los destinatarios del mensaje es casi tan importante como el texto.
Cada día un trabajador puede recibir decenas de emails, por lo que hay que evitar incluir a la gente en correos en los que no sea necesario. Lo mismo pasa con la opción
"responder a todos", que puede llegar a causar problemas entre la plantilla.