Cinco claves para aprovechar al máximo el correo electrónico
Cada día aumentan los usuarios que se conectan al email desde el móvil,
132.000 millones de emails en 2017.
El correo electrónico sigue siendo la forma de comunicación más habitual en el mundo empresarial, según datos de Radicati Group.
Cada día se envían y reciben 109.000 millones de correos corporativos. La consultora considera que se alcanzarán los 5.200 millones de cuentas en 2018, siendo la mayor parte (61%) para uso corporativos.
Sin embargo, no todas las empresas sacan el máximo partido a esta potente herramienta. Para tratar de corregir las malas prácticas, el proveedor Acens, líder en servicios de Cloud Hosting, ofrece cinco claves que ayudan a mejorar la productividad.
1. Conocer los objetivosHay muchas opciones a tener en cuenta a la hora de elegir un servicio: gratuito o de pago, capacidad, copias de seguridad, protección de datos… Existen tantas posibilidades como necesidades puede tener cada empresa. Por eso, antes de tomar una decisión, hay que tener claras las necesidades de la empresa y los usuarios, y el uso que se le va a dar.
2. Dispositivos múltiplesEl 62% de los usuarios de correo lo configura en al menos tres dispositivos diferentes: Tablet, móvil y ordenador, según un estudio de Edans. Cada vez son más los trabajadores que se conectan desde dispositivos móviles, en muchos casos en exclusiva, por lo que es importante elegir un sistema que se adapte a este tipo de usuarios.
3. Definir el asuntoUn estudio de Dynamic Markets develaba que el 61% de los encuestados cree que los correos no respondidos retrasan las decisiones comerciales. Para evitar que un correo importante no pase desapercibido, o para que el potencial comprador abra el correo, es importante cuidar el asunto del mensaje, definiendo la prioridad; sintetizar y no usar más de 40 caracteres; no abusar de palabras suscentibles de ser consideradas spam…
4. Gestión del correoCada usuario corporativo envía y recibe unos 121 emails al día, a los que hay que sumar los millones de correos no deseados que circulan por el mundo. Por ello es básico gestionar correctamente la cuenta, estableciendo filtros, creando carpetas temáticas, vaciando la bandeja de entrada para acelerar la carga, o estableciendo horas para responder al correo. Son algunas normas que ayuda a incrementar la productividad.
5. Herramientas complementariasExisten una serie de herramientas complementarias que ayudan a incrementar la efectividad del correo electrónico, como los servicios de almacenamiento en la nube para archivos pesados, funcionalidades para compartir documentos que deben ser revisados, o sistemas para reuniones virtuales.